Dossier individuel des agents publics : les clés de la gestion et de l’accès

La gestion du dossier individuel des agents publics est un aspect crucial de l’administration de la fonction publique. Ce dossier réunit tous les documents concernant la situation administrative de l’agent, incluant état civil, situation de famille, diplômes, carrière, formations suivies, et absences.

Pour rappel, les agents publics sont les fonctionnaires et les contractuels de droit public comme les AF.

Contenu du dossier et règles de confidentialité

Le dossier doit être complet et continuellement mis à jour, sans inclure de documents relatifs aux opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses, philosophiques de l’agent, ni d’informations concernant sa santé, à l’exception des suites administratives liées à l’état de santé (comme les arrêtés de mise en congé de maladie).

Format du dossier : papier et électronique

Les dossiers peuvent être gérés sous format papier ou électronique, voire les deux. En cas de coexistence des formats, il est essentiel que le dossier reste unique, avec une gestion rigoureuse pour éviter les doublons.

Transfert et conservation du dossier

Le dossier est transféré ou mis à jour en cas de détachement, de mutation, ou d’intégration dans un nouveau corps. Des règles strictes régissent la conservation et l’archivage des documents, assurant ainsi leur confidentialité et sécurité.

Droits de l’agent et accès au dossier

Chaque agent a le droit d’accéder à son dossier. En cas de dématérialisation, les conditions d’accès et de traitement des données personnelles sont clairement définies. L’agent peut demander des rectifications ou des ajouts, mais certaines pièces, comme les comptes-rendus d’entretien, ne peuvent être retirées ni détruites. Egalement l’agent peut demander des copies des documents contenus dans son dossier.

Conclusion : un engagement pour la transparence et la protection

La gestion efficace du dossier individuel reflète l’engagement de la fonction publique envers la transparence et la protection des données personnelles de ses agents.

La FA-FPT CD62 encourage les agents à être conscients de leurs droits et de leur rôle dans la gestion de leur dossier individuel, assurant ainsi une administration publique responsable et respectueuse.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter!

FAFPT CD62

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